سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

سیستم مدیریت اطالعات جوابگوی هر نیاز و خواسته ای است. با سیستم مدیریت اطالعات، اطالعات مربوط به پروژه های گذشته و در حال حاضر، عملکردهای داخلی و هوش بیرونی دسترسی خواهید داشت. سیستم مدیریت اطالعات از طراحی، کنترل و عملکردهای امور و فرآیندها پشتیبانی می کند. با سیستم مدیریت اطالعات در بازه ی زمانی مشخص می توانید به اطالعات یکدست شده دسترسی داشته باشید و بر اساس آن تصمیمات ضروری را اتخاذ کنید. سیستم مدیریت اطالعات بر اساس سازمان دهی اطالعات شکل گرفته است. گزارشاتی که از این اطالعات به دست می آید را می توان برای کل سازمان و مجموعه به اشتراک گذاشت تا افراد مربوطه بتوانند در هر لحظه تصمیمات مهم را بر اساس ایت گزارشات اتخاذ کنند. یکی از مزایای اصلی سیستم مدیریت اطالعات، اشتراک گذاری اطالعات درست و دقیق و در دسترس مدیران کسب و کار در هرجایی که نیاز باشد، است. فناوری اطالعات و سیستم مدیریت اطالعات منابع اطالعاتی رقابتی در کسب و کار هستند. برخی ممکن است سیستم مدیریت اطالعات را سیستم تصمیم گیری در نظر بگیرند . سیستم مدیریت اطالعات گاهی با انقالبی که در فناوری اطالعات، نرم افزار و سخت افزار ایجاد کرده، تعریف می شود. امروزه اشتراک گذاری اطالعات و گزارشات با مدیرانی که شاید در گوشه ی دیگری از جهان قرار گرفته باشند، با اتصال به اینترنت پرسرعت و وب سایت ها ممکن شده است. سازمان ها با مدیریت پایگا ه داده، اطالعات مشتریان و کاربران را برای تصمیم گیری و یا طرح ریزی برنامه ای در اختیار مدیران قرار می دهند. در دنیای امروز، داشتن اطالعات، قدرت محسوب می شود و با استفاده از آن می توانید همچنان در صحنه ی رقابت باقی بمانید در یک سازمان توان تصمیم گیری آگاهانه که به سازمان بهترین فرصت ممکن برای موفقیت را می دهد ابزار مدیریتی با ارزشی محسوب می شود. در کنار فهم چگونگی عملکرد کسب و کار و رقابت در بازار رقابت مدیران باید از چگونگی استفاده از ابزار های نرم افزاری شامل DSS( سیستم پشتیبانی تصمیم گیری( و MIS( سیستم اطالعات مدیریت( جهت تصمیم گیری بهتر آگاه باشند. دسترسی به اطالعات یکی از اصلی ترین عملیات MIS یا به طور خاص تر DSS فراهم کردن حجم باالیی از داده ها برای رهبران کسب و کار به طریقی است که آنان بتوانند این اطالعات را درک کرده و از آن جهت تصمیم گیری های کلیدی استفاده نمایند. هر دو سیستم MIS و DSS اطالعاتی را در خصوص عملکرد سازمان در حال فعلی همچنین امکان دستیابی رهبران به اطالعات به روز و روند های سازمان در زمینه های فروش، هزینه ها، درآمد کل را فراهم می آورد. از آنجایی که بیشتر اطالعات تهیه شده توسط MIS و DSSبیشتر منشا و زمینه مالی دارند MIS می تواند اطالعات کلی تری در خصوص چگونگی عملکرد کسب و کار و بهره وری روزانه فراهم می آورد. تمامی این اطالعات به رهبران کسب و کار کمک می نماید تا تصمیماتی استراتژیک و آگاهانه بگیرند. ایجاد اعتبار برای رهبران )مدیران( MISو DSS اطالعاتی را فراهم می آورد که مدیران کسب و کار هنگام نیاز بتوانند از آن در کنترل و اداره امور و سازماندهی مجدد استفاده نمایند. این امر موجب ایجاد توانایی در مدیران جهت ایجاد مستندات شامل چارت و نمودارها می شود که تصمیمات آنان را پشتیبانی می نماید. تصور و روند ایجاد شده از MIS و DSS شواهدی را برای مدیرانی که نیازمند حمایت همکاران و مافوق قبل از حرکت به سوی پروژه ها فراهم می آور. همچنین اعتبار ایجاد شده می تواند به عنوان عاملی دفاعی در شرایط که خروجی نامطلوب به وجود می آید عمل نماید. در واقع اثبات می نماید که تصمیم گرفته شده پشتیبانی قابل قبولی با توجه به داده های موجود را دارد. انعطاف پذیری سیستم های MIS و DSS از طیف گسترده ای از سبک ها و انواع خاص به وجود می آیند. آنها شامل برنامه های بسیار پیچیده برای سازمان های بسیار بزرگ تا پیشنهاد هایی برای سنا ریو های کوچک تر مدیریت می شود. سیستم MIS بر تمامی جنبه های مدیریت تمرکز می کند این در حالی است که سیستم DSS کمی محدود تر است و تمایل دارد تا بر داده های مالی تمرکز کند. این بدین معنا است که سازمان ها می توانند با استفاده از مزایا با توجه به نیاز ها و بودجه خود استفاده نمایند. محصوالت MISو DSS برای کسب و کار ها با توجه به نیاز های اطالعاتی خاص در دسترس است. استاندارد ساز ی به محض به کار گیری سیستم های MIS و DSS این سیستم ها در سازمان در دسترس مدیران و مجریان خواهد بود. هر سیستم نیازمند این است تا کاربران داده هایی را به عنوان ورودی وارد نمایند این داده ها می تواند شامل بازنگری اطالعات مورد استفاده در فرایند فعلی باشد. این مسیر کار را برای کارکنان جهت دستیابی به سیستم آسان میکند و حتی اال مکان دسترسی و استفاده از اطالعات هنگام جا به جایی به دپارتمان جدید یا یک پست سازمانی نیز هموار می نماید. مدیران می توانند با یکدیگر تعامل داشته باشند و چون از یک MIS یکسان استفاده می کنند می توانند بازخورد های مفیدی را فراهم کرده و تجربیات خود هنگام استفاده از سیستم را نیز به اشتراک گذارند